Kas atsakingas, jei pasirašytas dokumentas buvo klaidingas?

Pagrindinė taisyklė: pasirašei – prisiimi atsakomybę

Nepriklausomai nuo to, ar dokumentą pasirašėte ranka, ar naudojotės galimybe pasirašyti el. parašu, teisiškai tai reiškia tą patį – jūs patvirtinate dokumento turinį ir prisiimate atsakomybę už jame esančią informaciją. Kvalifikuotas elektroninis parašas turi tokią pačią teisinę galią kaip ir ranka rašytas parašas, todėl pasirašydami elektroninį dokumentą jūs prisiimate lygiai tokią pačią atsakomybę.

Kas atsitinka, kai dokumente aptinkama klaida?

Dokumente aptikus klaidą, veiksmai priklauso nuo klaidos pobūdžio, dokumento tipo ir to, ar visos šalys jau spėjo jį pasirašyti:

1. Klaida aptikta prieš pasirašant visoms šalims – paprasčiausias atvejis. Dokumentą galima pataisyti ir pradėti pasirašymo procesą iš naujo.
2. Klaida aptikta po visų šalių pasirašymo – sudėtingesnis atvejis, nes elektroninis parašas užtikrina, kad pasirašytas dokumentas nebūtų keičiamas. Tokiu atveju reikia kurti naują dokumentą su pataisymais ir vėl visiems pasirašyti el. parašu.
3. Klaida yra korektūrinė – jei klaida nekeičia dokumento esmės (pavyzdžiui, rašybos klaida), dažnai galima apsiriboti patikslinimu elektroninio susirašinėjimo forma.

Darbdavio ir darbuotojo atsakomybės ribos

Įmonės vidaus dokumentuose svarbu apibrėžti, kas turi įgaliojimus pasirašyti konkrečių tipų dokumentus:

• Darbdavio atsakomybė – užtikrinti, kad darbuotojai būtų tinkamai supažindinti su pasirašomų dokumentų turiniu ir pasekmėmis bei turėtų reikiamus įgaliojimus.
• Darbuotojo atsakomybė – įsitikinti, kad dokumento turinys yra teisingas prieš jį pasirašant įmonės vardu.

Jei darbuotojas pasirašo dokumentą viršydamas savo įgaliojimus, atsakomybės klausimas sprendžiamas pagal darbo sutarties sąlygas ir vidinius įmonės dokumentus. Dažnai darbdavys išorėje prisiima atsakomybę, bet viduje gali reikalauti darbuotojo atsakomybės.

Kaip išvengti klaidų pasirašant dokumentus?

Dokobit siūlo keletą praktinių patarimų, kaip sumažinti klaidų tikimybę:

1. Patikra prieš pasirašymą – visada atidžiai perskaitykite dokumentą prieš pasirašydami.
2. Keturių akių principas – svarbesnius dokumentus duokite peržiūrėti kolegai.
3. Versijų kontrolė – naudokitės Dokobit platformos teikiamomis versijų kontrolės funkcijomis.
4. Patikrinkite parašų galiojimą – periodiškai tikrinkite savo elektroninio parašo galiojimą.

Teisminiai ginčai dėl klaidingų dokumentų

Teismų praktikoje elektroniniai dokumentai vertinami lygiai taip pat kaip ir popieriniai. Klaidingi ar klaidinantys dokumentai gali turėti rimtų teisinių pasekmių:

• Sutarties nutraukimas ar pripažinimas negaliojančia
• Finansinės sankcijos ar nuostolių atlyginimas
• Reputacijos praradimas

Dokobit, kaip kvalifikuotas patikimumo užtikrinimo paslaugų teikėjas, prisiima atsakomybę už pateikiamus galiojimo patvirtinimo rezultatus, tačiau už dokumento turinį visada atsako pasirašantieji.

Prisiminkite, kad tinkamai ir atsakingai naudodamiesi elektroninio parašo sprendimais, ne tik taupysite laiką, bet ir užtikrinsite teisinį savo veiksmų pagrindimą. Dokobit platformoje pasirašyti el. parašu yra saugu ir patogu, tačiau visada išlieka pasirašančio asmens atsakomybė už dokumento turinį.